Archivage

L’archivage à valeur probante désigne la conservation des factures électroniques dans des conditions garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur traçabilité pendant toute la durée légale de conservation. En France, les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Pour qu’un archivage soit considéré comme ayant une valeur probante, il doit respecter plusieurs exigences :

• Intégrité : le document archivé ne doit pas pouvoir être modifié après son dépôt
• Pérennité : le format de stockage doit garantir la lisibilité à long terme (d’où l’usage du PDF/A-3)
• Traçabilité : chaque accès et action sur le document doit être journalisé

Certaines PDP proposent un service d’archivage à valeur probante intégré, ce qui simplifie la gestion pour les entreprises. D’autres entreprises font appel à des tiers archiveurs certifiés NF Z42-013 ou conformes au règlement eIDAS.

L’archivage concerne aussi bien les factures émises que les factures reçues. Pour choisir une solution adaptée, consultez notre guide sur les logiciels compatibles.